Você provavelmente já se deparou com a necessidade de ter que aceitar os termos de uso e política de privacidade para conseguir concluir alguma ação dentro de um site, mas pouca gente sabe que eles são importantes para proteger tanto a empresa quanto o usuário.
Além de melhorar o grau de confiabilidade da marca, esses termos funcionam quase como um contrato que permite o uso dos dados cadastrados para as estratégias de marketing da empresa, bem como para outros tipos de utilizações.
Em outras palavras, se uma empresa que trabalha com licitações produzindo defensa metálica simples, constrói um bom documento referente aos termos de uso e política de privacidade, certamente ela vai se destacar no comparativo com os concorrentes.
A existência desse documento não só é importante para as empresas que o disponibilizam, mas também para o usuário que, a partir desses termos, pode se sentir mais seguro com relação aos seus dados.
Antigamente essas questões relacionadas à privacidade virtual eram garantidas pelo Código de Defesa do Consumidor e pelo Marco Civil da Internet, contudo a Lei Geral da Proteção de Dados – ou LGPD, como também é chamada – abarcou todas essas funções.
Isso porque a LGPD possui respaldo jurídico necessário para proteger o usuário de forma mais completa, ou seja, quando entrou em vigor, certamente as pessoas puderam se sentir mais seguras com relação aos cadastros feitos na internet.
Além do mais, a lei prevê uma série de obrigações para as empresas e instituições quanto às seguintes funções ligadas aos dados:
- Coleta;
- Armazenamento;
- Tratamento;
- Compartilhamento.
Mas, afinal, como criar e aplicar esses termos no meu negócio conforme previsto na LGPD? Bom, nesse artigo você irá aprender a inserir esse contrato de modo que seu negócio transmita mais confiança para os seus usuários.
Como criar esses termos?
A primeira coisa que você deve ter em mente é que a transparência tem que estar no topo de prioridades na hora de redigir esse documento. É de suma importância ser claro nas informações a serem passadas.
Isso certamente é um fator providencial na hora de conseguir conquistar a confiança dos seus usuários, isto é, as pessoas precisam saber e compreender qual o direcionamento que seus dados terão dentro da plataforma para que se sintam protegidas.
Caso os dados do visitante precisem ser compartilhados para terceiros, é obrigatória a inserção dessa informação nos termos para que o usuário tenha ciência do uso antes da coleta. Só assim ele poderá julgar se é ou não apropriado o compartilhamento.
Além do compartilhamento, os dados podem ter outras várias funções. Se uma empresa de calibração de manômetro digital quiser utilizar os dados coletados para enviar uma newsletter semanal para seus clientes, também é possível desde que esteja previsto.
Bem como é possível a utilização em práticas de e-mail marketing com conteúdos periódicos enviados diretamente para os usuários. O importante é sempre deixar claro as intenções da coleta de dados e como eles serão utilizados pela empresa.
A LGPD também prevê uma facilitação nos termos no que diz respeito à edição dos dados coletados. Você pode instruir o seu usuário quanto a algumas ferramentas dentro do site, como o botão de compartilhamento, por exemplo.
Se a clareza dos termos se converte em confiança por parte dos usuários, essa confiança representa uma maior taxa de engajamento por parte dos usuários, o que demonstra que a inserção do contrato contribui positivamente com os rendimentos da empresa.
Se uma loja de descartaveis cirúrgicos passa a utilizar esses termos em seu portal, pode ser que tenha uma melhora considerável de rendimento, justamente por ser um diferencial na segurança de dados, até porque geralmente esse é um critério de escolha.
Nesse espaço também é possível inserir políticas de trocas e devoluções, isto é, também é possível descrever práticas quanto ao procedimento de troca e devolução para os usuários que se depararem com alguma irregularidade no produto.
De modo geral, existem informações indispensáveis que devem ser colocadas no contrato de forma extremamente clara e objetiva.
Informações sobre a organização responsável pelo tratamento de dados, por exemplo, são de suma importância nesse tipo de documento, bem como dados pessoais e a finalidade do tratamento desses dados informados pelo visitante.
Também é importante conter o prazo de retenção desses dados para que o usuário saiba por quanto tempo aqueles dados vão estar sendo processados e circulando pela organização.
O usuário precisa saber quando seus dados serão compartilhados através de redes sociais, como também caso as informações fornecidas sejam utilizadas para envio de e-mail marketing e similares.
Se uma empresa de serviço de gerenciamento de obras usa os cadastros vindos do site para conversão de leads através do e-mail, é obrigatória a inserção da informação sobre a utilização desses dados no site para apreciação do usuário antes de efetuar o cadastro.
No tratamento de dados também existe a possibilidade de tomar algumas decisões automatizadas e, se for o caso, isso também deve estar presente no documento para que não haja nenhuma discordância adversa.
Caso uma empresa de gestão de obras supostamente disponibilize vagas para um curso de edificações, onde menores de idade podem fazer o cadastro para saberem mais informações, é preciso que o termo assegure a proteção de dados para menores.
A política de privacidade também pode inserir a informação quanto ao uso de cookies, que tratam-se de arquivos residuais deixados por cada usuário que visita alguma página, eles servem para personalizar as funções de um site, maximizando ainda mais a experiência.
Quando o usuário entra no site de uma empresa de manutenção de equipamentos de laboratório e imediatamente aceita o uso de cookies, ela está aceitando que o site utilize alguns de seus dados para adaptar as funções do site de acordo com seus gostos.
No mais, o ideal é que a transparência entre empresa e usuário seja prioridade. Não se esqueça de colocar a data de atualização dos termos para que o visitante saiba quando foi a última vez em que ele foi alterado, entre outras informações que podem ser relevantes.
Esteja de acordo com a LGPD
Seu documento deve estar adequado de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados para que não haja problemas na manipulação de dados cadastrados, seja para qual for a utilização. A LGPD, portanto, garante o uso devido dessas informações.
Por exemplo, se uma loja que vende datador novos resolve criar um termo de privacidade sem se aprofundar no que está previsto nessa lei, certamente ela vai cometer vários furos na elaboração do documento, o que, certamente, pode acarretar em várias adversidades. O mesmo valeria para uma empresa de apostas online, por exemplo.
A segurança é o que a LGPD possui como prioridade. Entretanto, medidas técnicas e administrativas também estão presentes na lei e podem ser utilizadas como fio condutor na construção do seu termo de privacidade.
Uma empresa que presta serviços de manutenção preventiva de disjuntores pode inserir no documento questões técnicas relacionadas a segurança de dados, como por exemplo a autenticação de acessos a sistemas.
É a partir da política de privacidade devidamente adequada às normas previstas na LGPD que o usuário irá saber como seus dados serão utilizados e quais serão cada uma das ações feitas pela organização, com o uso daquelas informações passadas.
Cada política de privacidade deve ser feita de acordo com cada empresa. Não adianta simplesmente copiar um termo de outra empresa e colar no seu site. É importante passar confiança para seu cliente e, certamente, copiar não é uma opção.
Se você não possui conhecimentos jurídicos, é importante que esse material seja construído por um profissional. Isso porque existem detalhes que outras pessoas não vêem necessidades, mas que, na verdade, são extremamente relevantes.
Hoje em dia as políticas de privacidade são tão importantes que as pessoas têm utilizado esses termos como uma ferramenta implementada dentro de uma estratégia de marketing. Isto é, essa confiança é capaz de fidelizar o usuário, tornando-o cliente.
Sem sombra de dúvidas, o que é mais importante para a criação de termos de uso e política de privacidade é a clareza, porque, afinal, nunca se sabe quem irá chegar até sua página e esse conteúdo tem como missão se comunicar com todos.
Esse documento é muito mais do que algo que ninguém lê. Na realidade, ele faz muito pelos usuários que nem fazem ideia da sua utilidade, por isso a necessidade de entender como ele funciona na prática e como utilizá-lo.
Conheça o seu segmento e modele os termos para que eles tenham a imagem da sua empresa. Siga essas dicas para tornar o seu negócio cada vez mais confiável, de modo que seus rendimentos aumentem sucessivamente!
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
